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オンラインイベントを配信するには? 必要な機材とメリットを解説|配信前に押さえておきたい注意点

オンラインイベントを配信するには? 必要な機材とメリットを解説|配信前に押さえておきたい注意点

近年、オンライン上でイベントを開催する企業も増えてきました。オンラインは場所の制約がないため、遠方の人でも参加しやすいのが大きなメリットです。

しかし、これまでオンラインイベントを行ったことのない企業にとって、オンラインイベントの方法や用意する機材、メリットなどを予測するのは難しいのではないでしょうか。

そこで本記事では、オンラインイベントの配信方法や配信に必要な機材やツール、注意点などをご紹介します。

オンラインイベントを配信するには?

オンラインイベントを配信するには?
昨今、オンライン上での非対面形式のイベントやセミナー、講演会などが行われることが増えました。ここではオンラインイベントを配信するための方法についてご紹介します。

そもそも「オンライン配信」とは? 2つの方法を紹介

オンライン配信とは、インターネット経由で配信される動画や音声のことを指します。ネット配信やウェブ配信と表現される場合もあります。講演会、セミナー、シンポジウムなど、情報発信を目的としたイベントで利用されることが多いです。

オンライン配信は、「ライブ配信」と「オンデマンド配信」に大きく分けられます。

ライブ配信|リアルタイムでイベントを配信

ライブ配信とは、リアルタイムでイベントを配信する方法です。たとえば、来場者と出展社の双方向のコミュニケーションが欠かせない展示会などで用いられます。

さらに販促/PRイベントなどでも多く使われています。質問にすぐに答えられるように、チャットやビデオ通話で対応できるようにしたものが大半です。

オンデマンド配信|イベントを撮影した動画を配信

オンデマンド配信とは、録画した動画や音声を公開する方法です。ユーザーが自分の好きなタイミングで視聴したり、何度も見返したりできるのが特徴です。そのため、以下のコンテンツでよく使われています。

  • 教育コンテンツ
  • ライブイベントやコンサート
  • 社外向けプロモーション動画
  • 社内研修や社内総会など社内向けの情報発信

何から始めればいいの? 配信までの流れを押さえておこう

オンライン配信を始めるには、まず何から始めればいいのでしょうか。ここでは、オンライン配信を行うまでの主な流れについてご紹介します。

1.配信方法を決める

まずは「ライブ配信」か「オンデマンド配信」、どちらかの配信方法を決定しましょう。イベントにあわせて適した方法を選択します。

たとえば、ライブ配信はリアルタイムでユーザーとやり取りが行えることを優先される展示会やセミナーなどが向いているでしょう。

一方で、オンデマンド配信はユーザーが好きなタイミングで見ることができる、社外向けプロモーション動画や教育コンテンツに向いているといわれています。

2.撮影に必要な会場・機材を準備する|オンライン撮影スタジオなど

配信方法が決まったら、配信方法にあわせて撮影に必要な場所や機材を準備します。一から揃えるコストを考慮すると、全て機材が準備されているオンラインスタジオを利用するのも一つの方法です。

3.配信ツールを選ぼう|イベントにあわせて選ぶ

次にオンライン配信で使う配信ツールを選びます。さまざまな企業向けツールがあるため、イベントにあわせて選びましょう。また無料のトライアル期間が用意されているツールもあるので、使用感を確かめてから選ぶ方法もあります。

オンラインイベント配信に必要な機材・ツールとは?

オンラインイベント配信に必要な機材・ツールとは?
オンラインイベントを配信するには、どんな機材やツールが必要なのでしょうか。ここでは具体的な機材やツールについてご紹介します。

オンラインイベント配信に必要な機材とは?

オンラインイベント配信を行うには、パソコンなどのデバイスやインターネット回線だけではなく、さまざまな機材が必要です。ここでは、オンラインイベント配信に必要な機材について具体的にご紹介します。

PC|マイク&カメラを利用しても

オンラインイベント配信は、パソコンを経由して映像や音声を配信することがほとんどです。そのため、パソコンは欠かせません。小規模なミーティングなどなら、パソコンについているマイクとカメラを利用する方法もあります。

カメラ|ビデオカメラ・スマホカメラ

パソコンにカメラがついていない場合、また撮影の角度などによっては、別途カメラを用意する必要があります。イベントにあわせて、ビデオカメラやスマートフォンのカメラなども用意しましょう。

またカメラを用意する場合、ビデオキャプチャーもセットで必要です。ビデオキャプチャーとは、ビデオカメラをパソコンにつなぐためのアイテム。また複数のビデオカメラを使う場合は、映像を切り替えるためにスイッチャーも用意しましょう。

マイク|音声ミキサー

PCのマイクを利用しない場合、または音を鮮明に収録したい場合はマイクを別途用意するとよいでしょう。マイクを利用する場合は、音声ミキサーを利用するとよりよい音質で収録することができます。

音声ミキサーとは、音声を聞き取りやすくするために調整したり、加工したりする機器です。オンライン配信では、同じ部屋や空間で複数人が同時に中継を行う場合もあります。
それぞれがパソコンに接続したり、マイクを使ったりすることでキーンというハウリングが起こることがあります。音声ミキサーはハウリングを防いで、音質を一定にしてくれる役割があるので、用意しておくと安心です。

照明|陰影を調整

オンラインイベント配信をする場合、部屋の照明だけでは暗い場合も多いので、照明を複数用意しておくことをおすすめします。影が落ちないように調整しつつ、設置しましょう。

モニター|プロジェクター・スクリーンなど

登壇者がチェックしやすいように、モニターを準備しておきます。カメラの視点がどこにあるのか、どんな映像を流しているのかが分かりやすいでしょう。イベントによってはプロジェクターやスクリーンなどもあわせて準備しておくと安心です。

ネット環境も忘れずに準備しよう

オンラインイベント配信に欠かせないのが、インターネット環境です。
無線LANでも配信は可能ですが、安定性を重視するのであれば有線がおすすめ。オンデマンド配信も必要ですが、特にライブ配信を行う場合は安定した接続を行えるネット環境を用意しておきましょう。

オンライン配信にぴったりの配信ツールを紹介

オンライン配信が可能なツールはさまざまな種類があります。それぞれ特徴がありますので、自社に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、5つのツールをご紹介します。

YouTube

YouTubeにはYouTubeライブという配信サービスがあります。ユーザー数が多く、日本だけでなく世界中にユーザーがいるのが特徴です。
YouTubeでチャンネル開設をすれば、無料で配信が可能です。またユーザーも無料で視聴できるため、気軽に視聴してもらいやすいでしょう。

Zoom

Zoomで動画を配信するには以下の3つの方法があります。

  • Zoomミーティングでライブ配信
  • Zoomウェビナーでライブ配信
  • Zoomミーティングかウェビナーで録画放送

配信するイベントや状況に応じて、適切な配信方法を選択できます。Zoomは誰でも簡単に開催・参加できるのがメリットです。ただし、URLを参加者に送る必要があるため、参加人数を絞ったセミナーなどに向いているでしょう。

Vimeo

Vimeoはクリエイター向けの動画共有サイトです。動画の途中に広告が入ることがないため、ユーザーは動画に集中できます。また動画の公開範囲を細かく設定できるのが特徴です。

またYouTubeは規約上、商用利用はできません。Vimeoの場合、有料プランを利用すれば商用利用も可能です。

ニコニコ生放送

ニコニコ生放送は無料で利用できる配信サービスです。専用のチャンネルを開設すれば商用利用もできます。画面上にコメントが流れるのが特徴で、イベントの盛り上がりを演出できるのが大きな特徴です。

EventHub

EventHubは、マーケティング、採用、顧客との関係維持のために開催するイベントなど、ビジネスに特化したイベント用のプラットフォームです。

オンライン上で登録を行い、参加者は配信されている動画を視聴したり、視聴しながら参加者や主催者と交流したりすることができます。

オンラインイベントを配信する4つのメリットとは?

オンラインイベントを配信する4つのメリットとは?
企業がオンラインイベントを配信するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、4つのメリットをご紹介します。

1.登壇者・参加者がより安心して参加できる

オンラインイベント配信は、さまざまな感染症対策としても注目されています。会場に行く必要がないため、登壇者も参加者も安心して参加できるイベントです。主催者側も運営面にかかるリソースが軽減されるため、コスト削減につながります。

2. どこからでも参加できる

オンラインイベント配信は、ライブ配信でもオンデマンド配信でも、距離に関係なく参加することができます。これまで、「遠距離だから参加が難しい」と諦めていた参加者も気軽に参加が可能です。

オンデマンド配信|好きな時に動画を視聴できる

ライブ配信をオンデマンド配信した場合、ユーザーは場所だけでなく時間も自分の好きな時を選べます。好きな時に好きな場所で動画を視聴できるため、ユーザーフレンドリーといえるでしょう。

3.運営の手間が少なめ|今後も見越して対策を

リアルな開催に比べて、運営にかかる手間が少ないことも、オンラインイベント配信の大きなメリットとされています。リアルで開催するよりも準備や感染症対策などの手間が少なく、確実なデータを取得できるとされています。

ただし感染症収束後はオンラインとリアルの両方を開催する、「ハイブリッド開催」となる可能性もあることを考えておく必要があります。

顧客情報を集めやすい|マーケティングに利用できる

オンラインイベント配信は、視聴者数や視聴回数、視聴時間などの顧客情報が集めやすいのが特徴です。
こうした情報を分析することで、マーケティングに利用できます。情報を集める手間がリアル開催に比べて少ないのも大きなメリットです。

4.ライブ配信の場合|リアルタイムのやり取りが可能

ライブ配信を行う場合は、ユーザーとリアルタイムでのやり取りが可能です。臨場感や一体感を味わうことができます。

さらにイベント中に出た意見や質問をその場で反映させることも可能なため、よりユーザーの関心に沿った配信内容にすることも可能です。

ここに注意!配信前に押さえておきたい3つのポイント

ここに注意!配信前に押さえておきたい3つのポイント
メリットの多いオンライン配信ではあるものの注意すべき点もあります。ここでは、オンラインイベント配信の注意点をご紹介します。

1.時間配分をして無理のないスケジュールにしよう

配信前にきちんと時間配分をして、無理のないスケジュールを組みましょう。たとえば、休憩をどこで挟むかなどあらかじめ決めておけば、登壇者も安心です。

2.どんなトラブルが起きやすいか知っておこう

オンラインイベント配信ではリアルイベントにはないトラブルが起きる可能性があります。
どんなトラブルが多いか知っておけば、あらかじめ対策を取ることができます。
さらに以下のようなトラブルが考えられます。

ネットワーク障害|アクセス負荷など

最も多いとされているのが、ネットワーク障害による配信トラブルです。「音声がうまく届いていない」「画像が乱れている」などのトラブルが考えられます。

機材トラブル|突然の不具合など

機材が正しく接続されていない、音声が遅れているなど機材に関するトラブルです。また機材は突然不具合を起こすこともあるため、念のため予備を用意しておくことをおすすめします。

スタッフのミス|操作ミスなど

スタッフの操作ミスなどによってトラブルが起こることがあります。あらかじめ、どんな操作ミスが考えられるか予想し、トラブル時のマニュアルなどを作っておくと安心です。

3.登壇者・視聴者に適切な対応をしよう

登壇者とは事前に情報を共有したり、視聴者には視聴環境の案内をしたりなど、適切な対応をすることも大切です。あらかじめ必要な情報が共有されていれば、登壇者・視聴者ともに準備がしやすいでしょう。

必要な機材やツールを揃えてオンライン配信を行おう

必要な機材やツールを揃えてオンライン配信を行おう
オンラインイベント配信は、感染症対策や距離を問わずに参加してもらえるなど、参加者にとってメリットのある方法です。また主催者側にとっても、イベント開催に関する準備の手間が少なく、コストを抑えることができます。

ぜひ必要な機材やツールを揃えて、オンラインイベント配信を始めてみてはいかがでしょうか。

また「KOUTEN」はYouTubeやZoomなどの生配信に対応し、必要機材を揃えたスタジオです。撮影場所の選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。

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