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オンラインイベントでよくあるトラブルとは？ 対策と注意事項を解説
オンラインイベントの開催時には、オンラインならではのトラブルが起きてしまうこともあります。どんなトラブルの可能性があるかや対策を知っておけば、予備知識がないときに比べて安心して開催できるのではないでしょうか。
そこで、オンラインイベントで発生しやすい「よくあるトラブル」と対策をまとめました。これからイベント配信を行う企業は、ぜひ当記事を参考にしっかりと知識をつけ、トラブルに備えてください。
オフラインとはここが違う！ オンラインイベントを開催する心構えとは
オンラインイベントで起こりやすいトラブルについて解説する前に、オンラインイベントを開催するにあたって知っておきたいオフラインイベントとの違いをお伝えします。
端的にいうと、開催環境の違いです。オンラインイベントはインターネットを利用して配信されるため、オフラインのような人々が集まれる大きな会場は必要ありませんが、通信回線や撮影・配信のための機材が不可欠です。
次の章からオンラインイベントで起きやすいトラブルと対策方法を順次紹介するので、この点をしっかり念頭に置いておきましょう。
なお、オンラインイベントの概要や特徴などは以下の記事でお伝えしています。詳しく知りたい方はあわせてご確認ください。
参考記事：オンラインイベントとは？ どんな種類があるの？｜6つのメリットと押さえておきたい2つの注意点
よくあるトラブル1｜回線トラブル
まず、オンラインイベントでよくあるトラブルの1つ目として、回線トラブルについて解説していきましょう。
回線トラブルとは、インターネットの接続環境が悪くなることです。インターネットが突然切れて接続できなくなった、不安定で途切れ途切れになってしまったというような事態が発生する場合があります。
オンラインイベントにおいて、回線トラブルによって配信ができなくなるのは致命的なので、ぜひとも回避しなければなりません。
回線トラブルの対策法は？
では、回線トラブルの予防や対策としてはどうすればいいのでしょうか。2つのチェック項目を紹介します。
使用回線を確認しておく
1つ目に、主催者側が使用するインターネット回線をしっかり確認しておくことが重要です。一番安定してインターネットに接続できるのは有線なので、できれば有線のタイプを使用しましょう。
Wi-Fiの場合も、通信状況が安定していれば問題ありません。しかし、共用のWi-Fiで使う人が多い、ポケット型やスマホのテザリングなどで容量が増えすぎたなどの理由により、接続が不安定になったり速度制限がかかったりすることがあるので、十分注意が必要です。
おすすめの動作環境を伝えておく
2つ目は、視聴者側の通信環境です。前もって参加予定者におすすめの動作環境などを伝えておくことや、パソコン・スマートフォン・イヤホンなどの機器の接続に問題はないかを確認しておくことが大切です。
オンラインイベントはオフラインに比べて簡単に参加できるため、参加者も事前準備を忘れがちなので、当日の開催時刻になって慌てないようにあらかじめ環境を整備しておいてもらいましょう。
よくあるトラブル2｜音声トラブル
つづいて、よくあるトラブルの2つ目として、音声トラブルについて解説します。
音声トラブルとは、音声が聞こえない・途切れる、音質が悪い、遅延が発生する、雑音が入るなどのトラブルです。聞こえがよくないと、せっかくイベントを楽しみにしていた参加者にストレスを与え、途中離脱される可能性も高まってしまいます。
音声トラブルの対策法は？
では、以下で音声トラブルにおける対策方法を紹介しましょう。
起きやすいパターンを把握しておく
マイクのミュートやアクセス不許可など、起きやすい音声トラブルのパターンを前もって把握しておきましょう。
さらに、トラブルが起きないように事前に念入りにチェックすることと、もし起きてしまったらどうするのか、すぐに対応できるように備えておくことも重要です。
音声・映像トラブルが起きる可能性を告知しておく
参加者に対して、あらかじめ音声や映像トラブルが発生する可能性を周知しておくことも大切です。
たとえば、主催者側の声が聞こえない場合、参加者が音声をONに設定できていない（「オーディオに参加」ができていない）可能性があります。その際は配信ツールの操作方法を文字や画面表示で伝え、ONにしてもらいましょう。
よくあるトラブル3｜パソコンの容量不足
オンラインイベントでよくあるトラブルの3つ目として、パソコンの容量不足が挙げられます。
古いパソコンやデータが詰まったパソコンを使用してオンラインイベントを配信しようとすると、容量が足りずパソコンに大きな負荷がかかり、重くなって動作が遅くなってしまうのです。
その結果、画面の動きが悪くカクカクしたり、スライド資料を写している場合は次のページにスムーズに移行できなかったりする可能性があります。
パソコンの容量不足の対策法は？
以下ではパソコンの容量不足への対策方法についてお伝えします。
十分なスペックのパソコンを利用する
そもそも、容量が足りないという事態が起きないようなパソコンを使うことが重要です。アプリを複数開いても問題なく利用できる、十分なスペックのパソコンを用意しましょう。
なお、容量の残りが少ない場合、わざわざ新しいパソコンを買わなくても、メモリーを増設することも可能です。
不要なアプリは閉じておく
開いているアプリが多いほど容量が増え、パソコンの動きが遅くなります。不要なアプリを閉じ、パソコンへの負荷を減らすことも対策の1つです。
スムーズな進行のために押さえておきたい6つの注意事項
オンラインイベントでは、前章の3つのトラブル以外にも気をつけたい点があります。そこで、イベントのスムーズな進行のために押さえておきたい注意事項を6つ紹介します。
1. 事前の告知は入念に
開催日時や推奨する動作環境などの重要な情報は、メールなどで前もって参加者にしっかり伝達しておくことが大切です。
参加者が当日に開催を失念してしまったり準備ができていなかったりして、せっかくのイベントに参加できないということがないよう、主催者側がきちんと心配りをしましょう。
2. 進行表と台本でスケジュール管理を
進行表や台本を作成して、タイムスケジュールの管理を行いましょう。オンラインイベントでは、参加者の飽きや離脱を防ぐため、時間配分は重要な要素です。短いセッションごとに区切った進行表を用意します。
また、台本の内容は綿密にし、見やすくわかりやすいものを準備しておきましょう。イベントが単調で淡々と進んでしまっては面白みがないため、テンポよく進めることとメリハリをつけることも大切です。
3. 見やすい資料を作成しよう
資料を見せながらイベントを進行する場合、資料の視認性も重要です。PCでもスマートフォンでも、どんな環境からでも見やすい資料になるよう、注意して作成しましょう。
特にスマートフォンの画面では、文字のサイズが小さすぎる、文字が多すぎる資料は見づらく、文字を目で追うことに必死になって話が頭に入ってきません。
文字フォントや文字の分量に配慮するほか、適宜イラストや写真などを使って見やすさにこだわるのがポイントです。
4. 進行状況を伝えるスライドを準備しよう
休憩中や次の内容の準備をしている間は、画面に何も写らなくて参加者が不安を感じる状況をなくすため、「〇時まで休憩です」「次は〇時から～～についてのプログラムを開始します」など、現状を伝えるスライドを準備することもおすすめです。
楽しい音楽をかけたり、イベントに関連した動画を流したりするのもよいでしょう。
5. トラブルの対処方法をまとめておこう
前章で紹介した内容や上記1～4までの内容を参考に、トラブル事例とその対処方法を書き出し、まとめてマニュアル化しておくのもおすすめです。
オンラインイベントでは、撮影機材・イベント配信ツールの操作・人為的なアクシデントなど、どんなトラブルが起きるかわかりません。しかし、ある程度マニュアル化しておくことで、想定外のトラブルが発生した場合も臨機応変に対応できる可能性があります。
6. リハーサルを行おう
できれば1週間ほど前、遅くても本番の3日前にはリハーサルを行いましょう。配信環境や画面の見え方、光の加減、音声の入り具合などを当日と同じ環境でチェックします。本番と同じ人員を配備することも大切です。
リハーサルで問題点や改善点を見つけておけば、本番までに修正ができ、より質の高いオンラインイベントを開催できます。
起こりやすいトラブルと対策方法を押さえてスムーズな開催を目指そう！
オンラインイベントではトラブルの可能性は避けて通れません。しかし、あらかじめ知識をつけておくことで、防いだり対処したりすることが可能です。
今回は、オンラインイベントで起こりやすいトラブルの例と対策方法を紹介しました。そのほかの注意事項もお伝えしたので、準備や対策をしっかり行ってスムーズな開催を目指しましょう。
オンラインイベントは自社で配信する方法でもかまいませんが、トラブルが不安な場合は、配信環境が整ったスタジオでの配信がおすすめです。高速インターネット回線・専用機材をそろえたKOUTENの利用もぜひご検討ください。
