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オンラインイベントとは？メリットやデメリット、成功に導く5つのポイントを紹介
リモートワークの広がりによって、従来のようなオフラインのイベントではなく、オンラインイベントのニーズが高まりつつあります。しかし、「オンラインイベント」と聞いてどのようなイベントをさすのか、あまり具体的なイメージが浮かばない方もいるのではないでしょうか？
この記事では、オンラインイベントとオフラインイベントの違いやオンラインイベントのメリット・デメリット、配信を成功に導くための5つのポイントを解説します。オンラインイベントについて知って、自社での説明会やセミナーなど、各種のオンライン配信を実行していこうと考えている方は参考にしてみてください。
オンラインイベントとは？ オフラインイベントとどこが違うの？
オンラインイベントとは、オンラインで配信されるイベントのことです。参加者は、インターネットに接続されたスマートフォンやPCなどのデバイスから視聴することができます。詳しくは以下の記事で解説しているので、興味のある方はご覧ください。
オンラインイベントとは？ どんな種類があるの？｜6つのメリットと押さえておきたい2つの注意点
以下では、従来一般的に行われていたオフラインイベントとの違いや、オンラインイベントの具体例について紹介します。
オフラインイベントとの違いとは
コロナ禍以前は、人々が会場に集まって開かれるオフラインイベントが主流でした。しかし、感染拡大の懸念から実際の対面や接触を避ける必要性が出てきたことから、オンライン開催に切り替える主催者が増えていったのです。
つまり、一番の違いはリアルの環境で1カ所に人が集まって顔を合わせるか、おのおのが好きな場所からインターネットでつながるかという点です。
オンラインイベントが広がっている背景
2020年のコロナ禍を契機として、オフィスワークはリモートワークへ、オフラインイベントはオンラインイベントへと急速に移行が進みつつあります。
2021年に33万件のデータと2,000人のアンケート調査結果をもとにした『Peatixイベント調査レポート』によれば、コロナ禍前にオフラインイベントの開催を「ほとんど」と回答した人が84.1%だったのに対して、コロナ禍後は12.3%に激減していました。
また、その一方で、コロナ禍後にオンラインイベントの開催を「ほとんど」と回答した人の割合は69.9%。コロナ禍を契機として、オフラインイベントがオンラインイベントに代替されている現状がデータから読みとれます。
実際に会うオフラインイベントでは、コロナ感染のリスクが考えられる一方で、オンラインイベントであれば感染リスクはありません。
また、リモートワーク・イベントの効率性の生産性の高さが認識されたコロナ禍後の社会においては、オンラインイベントの重要性が日増しに高まっています。
オンラインイベントにはどんな種類があるの？
オンラインイベントは、大きく分けるとBtoB向け、BtoC向けの2つのタイプがあります。
【BtoB向け（企業向け）】
- ウェビナー・講演会
- 商談・展示会
- 記者発表会
- 株主総会・決算説明会
- カンファレンス
企業向けのオンラインイベントは、企業のマーケティングや会議などを実施する機会が多いです。オンラインの定例会議やミーティングなども含まれます。
【BtoC向け（顧客向け）】
- 音楽ライブ・コンサート
- オンライン講座
- フィットネス・エクササイズ
- オンライン交流会
- 音楽や芸能ライブ
顧客向けのオンラインイベントは、個人や不特定多数に対するイベントが多いです。企業によって、オンラインイベントの内容は大きく異なります。
オンライン開催の8つのメリットとは？
オンライン開催のメリットは、以下の8つのポイントにまとめられます。
- コストがかならない
- 全国・海外から参加できる
- 準備の手間がかからない
- 大人数での開催にも対応
- 天候や状況に左右されにくい
- 参加者が意見を届けやすい
- 幅広い客層にアプローチできる
- 参加者のデータを集めやすい
オンラインでイベント開催をするべき理由を知って、自社でオンラインイベントを開催するべきかどうかを考えてみましょう。
1. コストを抑えられる｜会場設営費・人件費
オンラインでイベントを開催する場合、会場のレンタル費や設営費、大勢のスタッフに支払う人件費などのコストが抑えられます。
オフラインで参加者が集まる場合・ゲストや講師を招く場合には、交通費や宿泊費も必要でしたが、オンラインであればそのような費用もかかりません。
ただし、自社でイベント配信を行う場合は、機材の購入などの初期費用が必要になる場合があります。配信で必要な機材については、以下の記事を参考にしてみてください。
オンライン配信にはどんな機材が必要？マイクやカメラなど用意したいものを紹介
また、配信のためにスタジオを利用する場合については以下の記事で解説しています。
オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには
2. 全国・海外から参加できる
オンラインイベントの場合、オフラインでは参加が難しかった遠方の方も参加できる、という点も大きなメリットです。
オフラインで開催する場合でも、大都市では多くの参加者を見込めますが、地方では集客が困難という側面がありました。しかし、オンラインであれば住む場所を問わず参加者を募集できるので、日本全国はもちろん、海外に住む人もターゲットに含められます。
その結果、これまでアプローチできなかった層にも参加してもらえる可能性が生まれ、新たなビジネスチャンスにも期待できるのです。
3. 準備の手間が少なめ
オフラインでイベントを開催するときは、会場の設営や当日の受付案内、終了後の撤収作業など準備から片付けまで手間がかかり、多くの人手も必要です。オンラインの場合はそのような手間が少なく、比較的楽に開催できます。
また、オンラインイベントの場合、オンラインでの開催なので、規模の大小は運営の負担増には必ずしもつながりません。オンラインイベントのノウハウを蓄積していくことで、イベントに必要な準備は少なくなっていくのが特徴です。
4. 大人数での開催もしやすい
オフラインのイベント時には、会場の収容人数を考えながら集客することも必要でした。しかし、オンライン開催であれば、オフラインでは難しかった大人数での開催も行いやすい点が特徴です。
ターゲットも会場に移動する時間や手間を考えなくて済むため、気軽に参加しやすく、参加者の増加を見込めます。
また、数人規模のオンラインイベントにも柔軟に対応可能です。参加者の人数に関わらず、幅広い規模の多種多様なイベントを実施できるのが魅力だといえます。
5. 天候や状況に左右されにくい
オンライン開催の場合、台風・大雨などの悪天候や感染症の流行状況などにも影響されにくいです。また、渋滞や交通機関の乱れなどによる遅刻や欠席の心配もありません。
6. 参加者が意見を届けやすい
参加者が質問や意見を伝えたいときには、文字チャットやコメント欄などの機能が使えます。オフラインでは気になりがちな周囲の目を気にせずに意見を出せるという点は、大勢の前で発言するのが苦手な方にとって大きなメリットです。
7. さまざまな層にアプローチできる
オンラインイベントは集客もインターネット上で広く行うので、これまでとは違う層の潜在客にもアプローチすることができます。新たな客層を取り込むことによって、サービスの拡大などを目指すことが可能です。
8. 参加者のデータを集めやすい｜効果検証しやすい
オンラインイベントを開催するツールによっては、参加者のさまざまなデータを取得できるものがあります。性別や地域などの属性、視聴された時間や回数などのデータを得られるので、分析して効果測定を行うことが可能です。
オンライン開催の5つのデメリット・注意点と対処法とは？
オンラインイベントを開催するデメリットは、以下の5点にまとめられます。
- 参加者の通信環境やITスキルを必要とする
- 通信トラブルが起きる可能性がある
- 参加者が離脱する可能性が高め
- 集客手段に制限がある
- 参加者と交流しにくい
これらのオンラインイベント開催のデメリットを知って、本当に自社でオンライン開催でイベントを実施すべきかどうか検討してみましょう。
1. 参加者の通信環境やITスキルを必要とする
オンラインイベントは、どこからでも参加できる代わりに、安定した通信環境やITスキルが必要という問題があります。Wi-Fiの電波状況がよくない場所では映像や音声に乱れが生じる、配信ツールを使いこなせずイベントを楽しめないなどの可能性があるのです。
インターネット速度やソフトウェアなど、参加者が配信当日にトラブルに巻き込まれないように、推奨される視聴環境について事前告知しておくことが大切です。
適切なインターネット環境で視聴することを事前に周知する、配信中のトラブルをサポートする体制を整えるなどの対応がとりましょう。
2. 通信トラブルが起きる可能性がある
オンラインでのイベント開催では、音声や映像など通信トラブルが起きる可能性があります。参加者に適切な環境について周知すると同時に、主催者側も通信環境を整えておき、できる限り配信中にトラブルが発生しないように備えましょう。
また、事前に配信テストを行って、イベント進行の流れや映像・音声などのチェックを行うことも大切です。
配信中の不慮の機材トラブルへの備えとしては、予備の機材を準備しておくことがおすすめです。万が一トラブルが起きても、すぐにフォローできるようにします。
そして、リハーサルを念入りに行い、音声や映像が問題なく流れるかも確認しておきましょう。不具合がないかどうかのチェックと、不測の事態を想定したサポート体制を整えることが大切です。
3. 参加者が離脱する可能性が高め
オフラインイベントに比べて、オンラインでは気軽に参加できる一方、簡単に離脱できるという側面もあります。思っていた内容と違った、途中で飽きた、などで退出されてしまう可能性があるので、進行には工夫が必要です。
参加者を飽きさせないために、イベントのタイムスケジュールを組むことと、単調に進めるのではなく、合間に休憩なども取り入れながらメリハリのある進行を行うことも大切です。そのためには、司会を置いてイベントの盛り上がりを演出しましょう。
なお、司会者の役割や上手な進行方法については、以下の記事で詳しくお伝えしています。台本の例文も掲載しているので、ぜひご覧ください。
オンラインセミナーにおける司会の役割とは？ 司会進行の流れを台本の例文つきで紹介
また、参加者を楽しませるための工夫を取り込んだ企画にすることも重要です。表示画面のデザインに凝る、オンラインならではの仕掛けを考える、投票機能を使って積極的に参加してもらうなど、おもしろいと感じてもらえるようなアイデアを盛り込みましょう。
オンラインイベントで上手に企画を作成するコツについては、以下の記事をチェックしてみてください。
オンラインイベントを企画しよう！ 面白いアイデアを形にする方法と成功のコツ
4. 集客手段に制限がある
オンラインでイベントを開催する場合、集客もオンラインが中心になります。オフラインのようにリアル会場に集まるわけではないので、開催当日に会場近くで呼び込みをするなどの集客もできません。
オンラインイベントの集客は、オンラインツールを駆使して行います。自社の公式サイトやSNS、メルマガなどのほか、さまざまなイベント情報を取り扱うポータルサイトも活用してみましょう。
なお、詳しい集客方法は、以下の記事にも掲載しています。参考にしてみてください。
オンラインイベントとは？効果的な集客を行うポイントや主な集客方法について紹介
5. 参加者と交流しにくい
オンラインイベントはオフライン開催に比べて双方向での交流がしづらく、会場の熱気や盛り上がりのような雰囲気も作りづらいため、一体感を得られにくいという面もあります。
オフラインであれば、偶然その場に居合わせた参加者同士が意気投合して楽しむ、というシチュエーションも見込めますが、オンラインではそうはいきません。その結果、3のような途中離脱につながる可能性もあります。
そこで、主催者側としては、意図的に参加者のコミュニケーションの場を設けることが重要です。
オンラインイベントを成功に導く5つのポイント
オンラインイベントを成功に導くためには、以下の5点を意識することが大切です。
- イベント開催の目的を明確化する
- ターゲットに応じた集客方法を考える
- 慣れ親しんだ配信方法やツールを使う
- 参加者をデータ解析してその後のイベントにつなげる
- スモールスタートからはじめる
これらのポイントをおさえて、オンラインイベントを成功に導きましょう。
1.イベント開催の目的を明確化する
オンラインイベントを成功させるためには、イベントの企画案を考える段階で「イベントを実施する目的」を明確化しておくことが大切です。
たとえば、広告宣伝効果やブランディングの確立を目的に定めることで、それらを達成できるようなイベント内容をじっくりと深堀りできます。
このように、まず最初に目的を明確化しておくことでイベント内容の詳細が決まり、オンラインイベントの成功が一歩近づくでしょう。
2.ターゲットに応じた集客方法を考える
オンラインイベントは、その内容や企業が狙っている客層によって、どのような集客方法が最適かどうかが変わります。SNS集客やテレビCM・Web広告、チラシ広告など、イベントが想定している客層に届きやすい集客方法を考えてみましょう。
また、オンラインイベントで効果的に集客するためには、申し込みやすいフォームや仕組みを取り入れておくことで、申し込み時の離脱をへらす工夫が大事です。
3.慣れ親しんだ配信方法やツールを使う
オンラインイベントを成功させるためには、以前に使用経験があって、問題なく使える配信方法やツールを活用することが重要でしょう。また、オンラインイベントの種類によっても、最適な配信ツールは異なります。
たとえば、企業が参加者に対して一方的に配信するイベントには、ZoomやSkypeなどのツールを使用するのが利便性が高いです。
その一方で、主催者と参加者がお互いにコミュニケーションをするイベントを開催する場合は、YouTube LiveやFacebook Liveを活用するのがおすすめです。
慣れ親しんだツールを使用したり、配信の目的に応じて、最適な配信方法やツールを使い分けたりすることが重要だといえます。
4.参加者をデータ解析してその後のイベントにつなげる
オンラインイベントを実施する際は、何らかの配信ツールを使用します。参加者を分析する機能があるツールを使って、オンラインイベントでの参加者の離脱率や視聴が多かった部分など、イベント実施中の参加者の行動データを集めておきましょう。
参加者のデータを収集・分析して、イベント内容の反省に活かすことで、過去の経験を活かしてイベントの内容の課題を改善できる可能性が高いです。
5.スモールスタートからはじめる
オンラインイベント開催の難易度に規模の大小は関係ないとはいえ、やはり人数が少ないイベントの方が参加者を管理しやすく、全体の進行状況を確認しやすいでしょう。
小規模のオンラインイベントを積み重ねてノウハウやデータ収集をし、より大規模なイベント開催にも備えておくのがおすすめです。
まずは小規模なオンラインイベントからはじめて、徐々に規模が大きく、内容がつまったイベントも視野に入れて開催していくことが、失敗しないためのコツだといえます。
オンラインイベントのポイントをおさえて成功に導いていこう！
この記事では、オンラインイベントとオフラインイベントとの違いやメリット・デメリット、イベントを成功に導く5つのポイントを紹介しました。
オンラインイベントは参加人数の多少、当日の天候や状況に関わらず手軽に開催できるのが特徴。また、オンライン開催なので、日本全国や海外からも視聴可能で、オンライン配信の参加者に向けて、幅広くアピールできるのがメリットです。
ただし、オンラインイベントは配信ツールに対する理解が必要で、配信中のトラブルにも柔軟に対処する必要があり、顔が見えないコミュニケーションを前提にしたイベント進行を求められる場合も少なくありません。
オンラインイベントを成功させるために、イベントの目的を明確にしたイベント内容を企画し、ターゲットに沿った最適な集客を実行していきましょう。
