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オンラインイベントには課題もある? よくある課題と解決策を解説

オンラインイベントには課題もある? よくある課題と解決策を解説

さまざまな社会情勢からオンラインの需要が高まり、イベントをオンラインで行う企業も増えています。オンラインイベントにはメリットがたくさんありますが、その一方で課題もあるのが事実です。

オンラインイベントにおける課題とは、一体どのようなものなのでしょうか。よくある課題と解決策について詳しく解説します。オンラインイベントの開催時には、ぜひ参考にしてください。

オンラインイベントでよくある6つの課題とは?

オンラインイベントでよくある6つの課題とは?
さっそくここから、オンラインイベントでよくある課題を6つ紹介していきます。

1. 運営に不慣れ・運営方法がよくわからない

イベントの運営方法がよくわからないという事態は、オンラインイベントに慣れていないうちは、どんな企業でも経験する可能性があることです。

たとえばツールの使用方法。操作の仕方がわからなかったり、参加者にうまくレクチャーできなかったりする場合があります。また、講師・登壇者の音声がよく聞こえない、時間をオーバーしてしまうなど、進行に関するミスも起こりえるでしょう。

オフラインと同じように進行したくてもうまくいかないというのは、オンラインイベントの大きな課題の1つです。

2. 参加者が集まらない

オンラインでのイベント開催は、思うように参加者が集まらないこともあります。

オンライン開催は、インターネット環境があればどこからでも参加できる、という意味ではメリットです。

しかし、その気軽さから、「おもしろくないかも」「せっかく家にいるんだからゆっくり過ごしたい」など、イベントへの参加という行為の優先順位が下がってしまう可能性もあります。

3. 参加者が飽きやすい・途中離脱

オンラインイベントでは、参加者が飽きて途中離脱してしまうケースも多く見られます。登壇者の話やイベントの内容がつまらない、興味やメリットがないと感じたら、オフラインよりも簡単に退室できてしまうのです。

自宅から参加している場合は、周りにオンラインイベントより参加者の興味を引く誘惑(テレビや漫画など)もたくさんあるかもしれません。

4. 双方向コミュニケーションが取りにくい

オンラインイベントは、オフライン開催に比べて双方向のコミュニケーションが難しいという側面もあります。オンラインイベントでは、テレビ通話ができる場合もありますが、基本的には登壇者から視聴者に対して一方的に発信されがちです。

参加者からの質問や意見はチャット機能などで受けることができますが、文字によるメッセージでは味気ないと感じられることも。直接対面するときに比べて関係性も希薄で、物足りなさを感じやすくなります。

5. 機材・通信トラブルが起きる

イベントの最中に、機材や通信トラブルが起きてしまう場合もあります。インターネット回線が途切れて配信が中断されたり、映像が固まったり、音声が聞こえない・遅れるなどの事態になったりする可能性があり、十分な注意が必要です。

オフラインでは起こりにくいトラブルも、オンラインの際には起きることがあるということを認識しておきましょう。

6. 臨場感や特別感を得られにくい

オフラインイベントでは1カ所の会場に参加者同士が集うため、リアルな一体感を感じられ、自分が参加しているという意識や仲間意識なども育まれやすいです。

しかし、オンラインの場合は会場にいかなくても自宅でPCやスマートフォンから気楽に参加できてしまう分、リアリティが薄れて臨場感や特別感を得られにくいというデメリットがあります。

スムーズな開催のために! 6つの解決策を解説

スムーズな開催のために! 6つの解決策を解説
前章で見てきたオンラインイベントの課題をふまえ、ここではイベントのスムーズな開催のため、それぞれの課題の解決策を提示します。

1. イベントに適したツールを選ぶ・使用方法を学ぶ

オンラインイベントの配信には、配信用のツールを利用します。それぞれのツールに特徴があるため、開催するイベントに適したツールを選ぶことと、使い方をあらかじめしっかり勉強して、イベント本番までに操作に慣れておくことが大切です。

はじめは不慣れで、間違えたりどこをどう動かせばいいかわからなかったりするかもしれませんが、経験を積むことによって上達し、スムーズに利用できるようになります。参加者にも教えられるようにしておきましょう。

運営体制を整える|役割を振っておく

イベントのスムーズな進行のためには、司会者や講師などきっちりと役割分担し、誰が何の役をするか、どんな働きをするかを前もって決めておくことも大切です。

他の参加者がなかなかリアクションやコメントをしないときに、いち早く動いたりコメントを書き込んだりする「盛り上げ役」も配備しておくとよいでしょう。

2. 参加するメリットを伝えて宣伝する

参加者が集まりにくいという課題に対しては、参加するメリットやベネフィットを伝えつつ告知・集客することが重要です。イベントの内容やターゲットによっては、文面を堅苦しくしすぎずフランクに誘うのもよいでしょう。

なお、オンラインイベントの詳しい集客方法は、以下の記事でご確認ください。
参考記事:オンラインイベントとは?効果的な集客を行うポイントや主な集客方法について紹介

参加者にはリマインドメールを送信する

イベント期日が近づいてきたら、参加予定者にリマインドメールを送って忘れず参加してもらうようにしましょう。

メールには、開催日時やイベント参加用のURLを明記するほか、推奨する通信環境や顔出しの有無(カメラのON/OFF)など、前もって確認してもらいたい内容も入れます。

3. 飽きさせない工夫を取り入れる

参加者が途中で飽きないような演出を取り入れることも重要です。どんなことをすればいいのか、以下で例を取り上げます。

見せ方にこだわる|エフェクト・効果音など

エフェクトや効果音、フリップなどを活用し、コンテンツの見せ方にこだわってみましょう。エフェクトで顔を面白く変化させたり、拍手やドラムロールなどの効果音をつけることによってイベントに聴覚的な変化を生んだりする方法があります。

また、可能であればカメラを複数台準備し、適度に切り替えて画角を変え、視覚にも変化を与えてみましょう。

登壇者・司会は話し方に抑揚をつける

登壇者や司会の話し方が淡々としたものにならないように、抑揚をつけてしゃべる、間を置くなどの工夫も必要です。トーンや語り口にも注意を払い、表情にも感情を込めるなど、わかりやすく伝えるよう意識しましょう。

よい雰囲気づくりを心がける

オンラインイベントを参加者に心から楽しんでもらえるように、開始前~開始直後には場を盛り上げて雰囲気づくりに注力しましょう。

開始前にはBGMを流したり、早く入ってきた参加者とコミュニケーションして打ち解けたり、開始後はさわやかに挨拶をしたりユニークなヴァーチャル背景を設定したりと、さまざまな演出を意識します。

4. チャットやアンケートなどを活用する

双方向のコミュニケーションツールとして、チャットやアンケートを活用することも大切です。イベントの途中に参加者にリアルタイムで意見を聞くのは、飽きさせないための工夫の1つにもなります。

クイズを出したり感想を聞いたりして、緊張感や臨場感を持たせるとともに、イベントへの集中力を切れさせないようにしましょう。

5. リハーサルを入念に行う

オンラインイベントの開催前には必ずリハーサルを行い、運営の流れをつかんでおきましょう。タイムテーブルの確認・ツールの使用方法のチェック・カメラのテスト・マイクチェックなどをしっかり行います。

万が一本番中に機材トラブルや通信トラブルが起きた際の対策がしっかり機能するかも、あわせて確認することが重要です。リハーサルで問題点があった場合は、当日までにきちんと改善を行いましょう。

イベント終了後には振り返りを

イベント終了後は、内容の振り返りと反省会をしましょう。主催者のみでなく、任意でイベント視聴者も参加できるようにすれば、イベント本番よりも近い距離感でコミュニケーションを取れます。

6. ハイブリッドイベントを開催する

オフラインとオンラインで同時に開催する、ハイブリッドイベントを実施する方法もあります。

ハイブリッドとはどういうことかというと、オフラインのイベント会場を用意して一定数の参加者を集めつつ、オンラインでイベントの様子を配信して視聴者に参加してもらう形式です。

実際の会場に参加者がいる分、オンライン1本に絞るよりも臨場感や特別感を得られやすくなります。

よくある課題と解決策を押さえてスムーズな開催を目指そう!

よくある課題と解決策を押さえてスムーズな開催を目指そう!
オンラインイベントでは、運営のやり方・配信にまつわるトラブルの可能性・参加者との関係性など、オンライン特有のさまざまな課題があることがわかりました。しかし、いずれも解決策があり、ある程度リスクを抑えることが可能です。

今回見てきた内容をしっかりと身につけ、オンラインイベントの上手な運営方法をマスターして、満足度の高いイベントを配信しましょう。

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