オンライン配信
オンライン配信で企業イベントを開催！メリットや活用例などを紹介
企業イベントにはさまざまなものがあり、年間を通じて数多くのイベントを企画している企業も少なくないのではないでしょうか。しかし、1つの会場に大勢が集まるイベントの開催が難しい時代になり、開催が難航するなど岐路に立たされているかもしれません。
今回は、そのような時代のなかで需要が増えている「オンラインイベント」について取り上げます。今後の時代に欠かせない企業イベントの開催方法として、ぜひ知識を深めてみてください。
オンライン配信の企業イベントとは
オンライン企業イベントとは、オンライン配信ツールを使用してインターネット上で開催される企業のイベントのこと。直接対面する形式ではなく、インターネットを介してリモートで行われます。
企業イベントには、社員が参加する社内向けイベントと、顧客・一般消費者など外部の人に対して開かれる社外向けイベントがあります。
オンライン配信形式は主に2つ
次に、オンライン企業イベントの2つの配信形式を紹介します。
ライブ配信
ライブ配信は、リアルタイムで生配信する方法です。テレビでいえば「生放送」に当たり、全員が同じタイミングで参加しているという一体感や臨場感を味わうことができます。
イベントの視聴者がその場で質問・感想・意見を出したり、挙手や拍手などの反応を送ったりすることもでき、相互のコミュニケーションが可能です。
オンデマンド配信
オンデマンド配信は、事前に収録した映像を配信する方法です。視聴者が見たいときに好きなタイミングで見ることができます。一時停止・巻き戻し・早送りも自在に行えるので、見たいところを繰り返し再生したり、不要なところを飛ばしたりすることも可能です。
企業イベントをオンライン配信するメリット
オンライン企業イベントの概要や配信形式がわかったところで、つづいては、企業イベントをオンライン配信するメリットはどんな点なのかを見ていきましょう。
社員同士の交流を図れる
リモートワークによって、社員間での関係性が希薄になっている企業もあるのではないでしょうか。社内イベントをオンライン配信すれば、イベントを通じて社員同士で交流でき、つながりを強化できたり新しいつながりを生み出せたりするというメリットがあります。
参加者同士でも相互にコミュニケーションを取りやすいことから、これまでに関わりのなかった相手や部署とも親睦を深めることが可能です。イベントによってお互いの人間性がわかってくると、社内の活性化にもつながる可能性があります。
顧客との関係強化や新規顧客の獲得
社外向けの企業イベントであれば、顧客との関係を深めたり、新しい顧客を発掘できたりする可能性があります。オンラインであれば、これまで人数制限や遠方などの理由からイベントに参加できなかった層も参加しやすいためです。
ライブ配信なら一体感が生まれる
ライブ配信の場合、リアル会場ほどの臨場感は生み出せないとしても、参加者同士が同じ時間に同じオンラインの場でイベントに参加しているという一体感を得られます。イベントを通して、全員が同じ時間を共有しながら楽しむことが可能です。
その場で反応を得やすい
ライブ配信であれば、主催者にとってもその場で参加者の反応を見られることがメリットです。アンケートやチャット機能を通じて、リアルタイムで感想や質問などを受けられます。視聴者の反応から、問題点や改善点を見つけて修正することも可能です。
経費削減
オンラインで企業イベントを配信すれば、広い会場を借りる必要がなく会場代が浮き、交通費や人件費も抑えられます。低コストで運営できる分、浮いた費用をイベントの演出などに充てることが可能です。
どこにいても参加できる
インターネット環境があれば、場所を選ばずにイベントに参加できる点もメリットです。1カ所の会場に集まる場合とは違い、自宅や遠方にいる人でも参加でき、会場まで移動する時間と費用も節約できます。
オンライン配信に向いている企業イベントの例
つづいて、オンライン配信の企業イベントにはどんなものが向いているかという例を挙げます。
入社式
入社式は主に会社役員と新入社員が参加するもので、新入社員に歓迎の気持ちを伝えられます。感染症流行下であっても、これから社会人としてその会社で働くという意識をつけてもらううえで、オンライン配信は有効です。
支社が各地にある会社も、オンラインであれば1つの場所に集まらずに済むため、開催しやすいのではないでしょうか。
オンライン入社式については、下記の記事でメリットやおすすめコンテンツの例を紹介しています。あわせてチェックしてみてください。
参考記事：オンライン配信で入社式を行うメリットとデメリット｜成功に導くコンテンツとは
懇親会
懇親会をオンライン配信で行う方法もあります。社員同士や顧客などのイベント参加者と親睦を深めたいときは、仕事の話を抜きにして参加者が楽しめるゲームなどを盛り込んだ企画を立ててみましょう。
オンライン親睦会の活用シーンや開催の流れなどは、以下の記事で詳しくお伝えしているので、開催時の参考にしてみてください。
参考記事：オンライン配信の懇親会とは？ 行うメリットと注意点を解説｜開催にはどんなツールがおすすめ？
表彰式・社員総会
表彰式や社員総会をオンライン配信している企業もあります。受賞者・各社員が遠くにいる場合でも開催しやすい点がメリットです。
表彰式は家族も一緒に参加できるようにしているケースもあり、普段の仕事ぶりを家族に見せるチャンスです。社員総会は、オンラインで行うと社員それぞれのスケジュールを合わせやすいのではないでしょうか。
なお、オンラインの表彰式や社員総会については、下記の記事で詳しく解説しています。
参考記事：オンライン配信で表彰式や社員総会を行うメリットとは？ 開催の流れと実施のポイントを紹介
展示会
従来、展示会といえば、多くの出展者と来場者が集まってにぎやかに開かれていました。しかし、特に大規模な展示会は、大人数で集まるのが難しくなった時代背景においてオンラインでの需要が高まりました。
オンライン展示会は、出展者と参加者が質疑応答などで相互にコミュニケーションを取る必要があるため、主にライブ配信で行われます。
株主総会
株主総会もオンラインで開催できる企業イベントの1つです。「ヴァーチャル株主総会」と呼ばれることもあります。
もともとは、一部の人はリアル会場に集まり、その他の人がオンラインで参加する「ハイブリッド型」のみが認められていましたが、法律の改正により、完全オンライン（「ヴァーチャルオンリー型」）での開催も可能になりました。
今後ますます注目が高まるオンライン株主総会について、詳細は以下のページでチェックしてみてください。
参考記事：オンライン配信で行うバーチャル株主総会とは？ 開催の流れと注意点を紹介
オンライン企業イベントにおける企画・演出の工夫
企業イベントをオンライン配信する際には、参加者を楽しませる・飽きさせないための工夫が必要です。そこで、オンラインイベントで効果的な企画や演出の例を取り上げます。
社内から配信する
1つ目は、社内イベントの際、オフィスにいなくてもオフィスの雰囲気を感じられるよう、あえて社内から配信する方法です。支社がある場合、支社間をつないで中継するのもよいでしょう。
参加者が自宅などから視聴する場合でも、普段みんなで仕事している会社の様子を目にすることで、一体感を感じられやすくなります。
ヴァーチャル背景などを活用
2つ目は、背景の工夫です。イベントの内容にもこだわりつつ、画面の見せ方も工夫しましょう。配信ツールに備わっている背景を使ったり、背景を合成したりして、背景にこだわってみてはいかがでしょうか。
背景の合成については、「グリーンバック」や「ブルーバック」と呼ばれる背景スクリーンを使用して行う方法があります。詳しくは下記のページを参照してください。
参考記事：グリーンバック（ブルーバック）を使ったクロマキー合成の基本を知ろう
遊びの要素を取り入れる
3つ目は、イベントの内容にもよりますが、遊びの要素を加えることです。親睦会や交流会などを行う際は、ビンゴ・ジェスチャー・人狼・クイズなどのゲームを企画に盛り込み、参加者に楽しんでもらうよう心がけましょう。
ケータリングサービスを利用
4つ目は、食事です。参加者のもとに料理やお酒を配達してもらうケータリング（宅配）サービスを使って、みんなで同じものを食べたり飲んだりしながらイベントを行うと盛り上がりやすくなります。忘新年会や歓送迎会など、飲み会イベントの際におすすめです。
オンライン企業イベントの注意点
企業イベントをオンライン配信するときには、注意点も頭に入れておきましょう。大きく分けて4つ紹介します。
タイムスケジュールを管理する
会場を借りているときとは違い、時間の制約がありません。しかし、だらだらと長引いてしまうと、参加者が飽きてしまう・次の予定がある人は困るなど、よくないことは理解しておきましょう。
あらかじめタイムスケジュールを決めておき、なるべく時間通りに進行することが大切です。
司会進行役を決めておく
スケジュール・台本に沿って内容を進めたり、参加者に意見を求めたり、ゲームの説明をしたりなど、MCの役割をする人物を決めておくことも大切です。参加者に楽しんでもらうことは重要ですが、ある程度のメリハリも必要になります。
インターネット環境やツール・機材を整備しておく
オンラインイベントの配信前に、適切なインターネットの配信環境を用意したり、イベントの規模・内容に合った配信ツールを選んだりすることが大切です。
また、音声や映像などの機材の動作確認もしておきましょう。
トラブルへの備えを
イベント中にトラブルが極力起こらないように、予防や対策をしておくことが重要です。前もってリハーサルや配信テストをする・予備のインターネット回線や機材を用意する・配信に詳しい人物を待機させるなど、イベント配信時のアクシデントに備えましょう。
レンタルスタジオや配信業者を利用する方法も
配信中のフォローやアクシデント対策として、配信環境の整ったスタジオを借りたり、配信のプロに頼んだりするのもよい方法です。料金や対応してもらえる内容などを考慮して、検討してみてはいかがでしょうか。
セキュリティ面を考慮する
オンライン企業イベントは、どこからでも参加できる分、家族や周りにいる人から見られてしまうこともあります。
不特定多数に見られても問題ない内容ならかまいませんが、機密性の高い内容などの場合、第三者の目に触れないように視聴環境を指定しておくなどの対策が必要です。
また、使用する配信ツールのセキュリティ性をチェックしておくと、より安心度が増します。
参加者が満足できるオンライン企業イベントを！
企業イベントをオンライン配信することには、交流の面・費用面・参加しやすさなど、メリットがたくさんあります。オンライン企業イベントに適したシーンやおすすめの企画なども紹介したので、ぜひ活用していただければ幸いです。
配信時には、KOUTENのようなスタジオを利用するのもおすすめです。回線・機材・場所・スタッフと、企業のオンライン配信にぴったりの環境を用意しているので、どうぞお気軽にご相談ください。
