オンライン配信
オンライン配信で表彰式や社員総会を行うメリットとは？ 開催の流れと実施のポイントを紹介
社内で行われるイベント・行事にはさまざまなものがあり、時代の変化によってオンラインで行われるものも増えています。
そこで、今回注目したのが表彰式と社員総会。2つのイベントをオンライン配信することには、どんなメリットがあるのでしょうか。開催時の手順や成功するためのポイントも解説しますので、ぜひ役立ててみてください。
オンライン配信で表彰式や社員総会を行う3つのメリットとは？
社員のモチベーションを上げたり、愛社精神を育んだり、自社や業務についてさらに興味関心を持ってもらったりするためにも、企業にとって表彰式や社員総会は大きなイベントといえます。
リアル会場などでの大人数での集まりが難しくなり、業務のリモート化なども進むなかで、表彰式・社員総会といった社内行事をオンライン配信する企業も多くなってきました。
このようなイベントをオンライン配信することにはメリットがあるので、以下で3つの点を見ていきましょう。
1. 大きな会場を押さえる必要がない
開催形式にもよりますが、オンラインの場合、オフラインのみでの開催のように大きな会場を押さえる必要がありません。手配する手間が減るだけでなく、会場の設営や大人数のスタッフの配備なども不要になります。
2. 実施側の負担が少なめ
上記で紹介したように、広い会場が必要なくなるため、会場のレンタル料金がかかりません。さらに、少ない人数で運営でき、準備から片付けまでの人員も少なくて済むため、人件費も抑えられます。主催者にとって、負担が軽減されるのは大きなメリットです。
3. 積極的に参加しやすい
オンライン配信では、インターネット環境があればどこからでも参加できるので、参加できる社員が増えます。表彰式の場合、自宅で家族とともに参加し、普段の自分の仕事ぶりを知ってもらう機会にすることも可能です。
オンラインで開催することにより、ほかの視聴者もお祝いのコメントを入れたり質問を投げかけたりなど、積極的に参加しやすいという特徴があります。
オンライン配信で表彰式や社員総会を行う2つの注意点とは？
前章のようなメリットのあるオンラインでの表彰式・社員総会ですが、注意したい点もあります。以下で詳細を解説しましょう。
1. 配信トラブルが起きる可能性がある
オンラインである以上、インターネット環境や機材などの配信トラブルが起きる可能性があります。音声が出ない、映像がカクカクしたり止まったりする、画面が暗いなどのアクシデントに備え、事前準備や対策を万全にして配信に臨みましょう。
また、主催者側のみでなく、参加者側にも適切な通信環境を整えてもらうことが必要です。
2. 臨場感・一体感を得にくい
オフラインだと得やすい臨場感や一体感が、オンライン配信の場合は得にくいという点にも注意が必要です。「自分には関係ない内容」「仕方なく参加している」というような参加者がなるべく出ないよう、集中して参加できるようなコンテンツを準備しましょう。
表彰式の場合は、受賞者以外にも式への参加を実感・満喫してもらえるよう、祝い方の演出にこだわる、お祝いの言葉を他の参加者からその場で投稿してもらうなどの工夫もおすすめです。
オンライン配信で開催する流れを紹介
ここからは、実際に社員総会や表彰式をオンライン配信するまでの流れについて解説します。
1. 開催の目的やゴールを決める
まず、表彰式・総会を開催する目的とゴールを決めましょう。イベントを実施することによって、最終的に参加者に何を感じ、得てほしいのか、そしてその後の業務にどう反映してほしいのかを考えて企画を行うことが重要です。
2. プログラム・スケジュールを決める
次に、どんな内容のプログラムをどのような流れで行うのか計画を立て、具体的なタイムスケジュールを組んでいきます。参加する社員たちが、喜ぶ・楽しむ・モチベーションを高めることができるよう、内容を充実させましょう。
3. 配信形式を決める
一言で「オンライン配信」といっても、いくつかの方法があります。以下で種類を取り上げるので、どの形式で配信するのかを決めましょう。
オンライン配信のみ
1つ目は、オンライン配信のみでリアルタイムで開催する方法です。全員がオンラインでアクセスして参加します。使用する配信ツールによっては、1人の対象者を注目させることができる「スポットライト」機能がついているものもあり、表彰式に便利です。
オンデマンド配信
2つ目は、オンデマンド配信です。前もって収録していた総会や表彰式の映像を、オンラインで配信します。視聴者が自分の好きなタイミングで見られる点がメリットです。
オンデマンド配信の詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：オンデマンド配信とはどういう意味？メリットや活用シーンを紹介
ハイブリッド配信
3つ目は、オンラインとオフラインのハイブリッド形式で開催する方法です。リアル会場にも参加者を集めつつ、同時進行で生配信を行います。完全にオンラインで行うときよりも臨場感があり、参加者の満足度も高まりやすいです。
機材の準備の都合を考え、オフラインでどれくらいの人数が登壇するのかも決めておきましょう。状況によっては、マイクの本数を増やしたりスイッチャーを用意したりすることも必要です。
4. 配信ツールを決める
どのツールを使用してオンライン配信するのかも決めなければなりません。さまざまなツールがありますが、一例として以下で「Zoom」を取り上げます。
Zoom
Zoomは、オンラインでの多彩な配信シーンに役立つ機能が満載です。ミーティング・チャット・ウェビナーなどさまざまな使い方ができます。
参加者たちの顔が見える状態で表彰式・社員総会をオンライン開催したい場合は、Zoomミーティングを利用するのがおすすめです。テキストチャットやスポットライト機能も利用できます。
Zoomを活用したオンライン配信については、下記の記事もあわせてチェックしてみてください。
関連記事：Zoomを利用したオンライン配信の3つの方法とは？ メリットと注意点を解説
5. 配信環境を整える
つづいて、会場を押さえたり機材を準備したりなど、オンライン配信に必要な環境を整えましょう。
完全オンライン配信の場合は、メリットのところで解説したとおり大きな会場は必要ありません。しかし、ハイブリッド配信の場合は参加者の人数に応じた会場を用意することが必要です。
また、自社で機材や適切な通信環境を準備するのが困難な場合は、配信拠点としてレンタルスタジオや貸し会議室などを利用する方法もあります。
6. コンテンツの準備やスタッフの役割分担を行う
それぞれのステップが整ってきたら、コンテンツの内容を詰めて必要な準備をしたり、スタッフの役割分担を行ったりという作業もしなければなりません。
視聴者全員が表彰式や総会に参加している実感を得られるよう、凝った演出を行ったりゲーム性のあるコンテンツを取り入れたりすることが大切です。
7. リハーサルを行う
実際にオンライン配信をする前に、タイムスケジュールに沿ってしっかりリハーサルを行い、スタッフの配置や配信トラブル対策などを含めてチェックしておきましょう。
当日のスムーズな開催のために、リハーサルは欠かせません。企画の段階では想定していなかった、漏れや進行上の問題などに気づくことができます。
オンライン表彰式・社員総会を成功させるポイント6つを紹介
オンラインで社員総会・表彰式を配信するまでの流れがわかったところで、ここからは、オンライン表彰式や社員総会を成功させるためのポイントを見ていきましょう。
1. 開催のお知らせを周知徹底する
少しでも多くの社員や関係者に参加してもらえるように、いつどのような形式で開催するのか、参加対象となる人全員に周知しましょう。特に、表彰式のノミネート者には、ノミネートされていることと内容をきちんと伝えておかなければなりません。
2. 一体感・臨場感を高める工夫をする
注意点のところで述べたように、オンライン配信ではオフラインのような会場の空気を感じにくく、臨場感や一体感が得られにくいという側面があります。
オンライン開催のみだと薄れてしまいがちな、表彰式・社員総会での一体感や臨場感を高め、視聴者に能動的に参加してもらうためには、主催者側が工夫を行うことも大切です。以下で、具体的にどのような工夫をすればいいのかという例を紹介します。
オンラインチャット・拍手などを利用する
リアルタイムでお祝いコメントや質問・意見が送れる、配信ツール内のオンラインチャット機能を活用しましょう。また、ツールによっては拍手機能なども利用でき、表彰式では積極的に利用してもらうのがおすすめです。
ビデオのON・OFF機能を利用する
配信ツールにあるビデオのオンオフ機能を上手に切り替えてもらうことも大切です。
全員が常にオン（もしくはオフ）にしておく方法もありますが、表彰のときやお祝い・意見を述べるときなど要所要所のタイミングでのみ顔を出してもらう、もしくはそのときだけ他の参加者のビデオをオフにするなど、メリハリをつけるのもよいでしょう。
参加者に顔出しをしてもらうことで、きちんと参加していることが伝わるとともに、リアル感や一体感も出やすくなります。
3. 効果音やBGMを使用する
効果音やBGMを利用して、イベントの雰囲気を高めるのもおすすめです。表彰式での表彰者の発表の際にドラムロールを流す、発表後にクラッカー音や拍手・歓声音を鳴らす、式や会のイメージに合う音楽をかけるなどの演出で、参加者の聴覚を刺激しましょう。
ただし、音楽などの使用には著作権の問題があります。著作権フリーのものを使うか、購入して使用することが重要です。
4. カメラワークに変化を取り入れる
カメラを複数台入れて、全体像やアップ、いろいろな角度からの映像など、適宜切り替えることで画面にメリハリをつけるのもおすすめです。視覚的に楽しめるような変化をうまく取り入れましょう。
また、ヴァーチャル背景を設定できる配信ツールもあります。シーンに適したエモーショナルな背景を使って、雰囲気を盛り上げましょう。
5. 開催時間はオフライン時より短めにする
オンライン配信の場合、集中力が途切れやすいことや自宅で参加していることなども考慮して、開催時間はオフラインより短時間（目安は1時間以内）で済ませることも大事です。
長すぎると飽きられてしまう可能性があるほか、小さな子どもがいる参加者などは、途中で退席せざるを得なくなる場合もあります。
6. オンライン配信スタジオや配信サポートを利用する
自社のみでの開催が難しい場合は、環境の整ったオンライン配信スタジオや配信サポートを利用する方法もおすすめです。
詳しくは下記の記事で解説しているので、配信に不安がある企業はぜひ参考にしてみてください。
関連記事：オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには
ポイントを押さえてオンライン開催を成功させよう！
社員総会や表彰式をオンライン配信で開催すると、主催者側の手間やコストといった負担が減るとともに、参加者も自宅などから気軽に参加しやすいというメリットがあります。
オンラインならではの配信トラブルや参加者の飽き・離脱に注意しつつ、ポイントを押さえてビッグイベントを成功させましょう。
KOUTENは、必要な機材や通信環境を揃えたオンライン配信スタジオです。サポート体制も整っているため、オンライン配信に慣れていない企業にも、配信の場としておすすめします。ぜひお気軽にご相談ください。
